職場での弔電メールの書き方（テンプレート付き）

同僚が喪失を経験したとき、思いやりのあるサポートを示せば、大きな慰めになります。しかし、メールで弔意を表現するのはかなり難しい場合があります。慰めようとしたところ、うっかり間違ったことを言ってしまい、同僚にさらに大きな苦痛を与えてしまう可能性があります。

だからこそ、職場でプロフェッショナルな弔電メールを書く方法を知っておくべきです。メールで慰めを届ける際の注意点とやってはいけないことを学びましょう。また、弔意を表すために使用できるさまざまな弔電メールテンプレートもご用意しています。

弔電メールを書くときの注意点

弔電メールを書くときにすべきことをいくつかご紹介します。

適切な件名

適切な件名でメールを始めましょう。「ご愁傷申し上げます」「お悔やみ申し上げます」「ご同情申し上げます」「ご不幸をお聞きして残念に思います」などのフレーズを使用できます。

簡潔に、そして要点をつかんだ文章を書くことを目指しましょう。そうすれば、同僚はメールの目的をすぐに理解できます。そして、開くかどうかを決めることができます。

要点をつかむ

プロフェッショナルな環境では、メールの冒頭で避けるべき一般的な間違いがいくつかあります。そのため、特にプロフェッショナルな弔電メールを書くときは、決して軌道を外れて無関係なことを話さないでください。

同僚が悲しんでいることを理解する必要があるため、不必要に長いメールで時間を無駄にしてはいけません。「ご不幸をお聞きして、心よりお悔やみ申し上げます」や「ご愁傷様です」などと言って、要点をつかみましょう。

パーソナライズする

同僚が故人とどのような関係にあったかを知っている場合は、その情報をメールに含めて、よりパーソナライズされたものにすることを検討してください。たとえば、「ご兄弟の逝去を心よりお悔やみ申し上げます」というようになります。

亡くなった人を個人的に知っている場合は、弔電メールにその人の思い出を共有することを検討してください。これはその人の思い出を称えるだけでなく、遺族へのサポートを示すことにもなります。

サポートを提供する

弔電メールの最後の段落では、同僚にサポートを提供するようにしましょう。いつでもそばにいることを伝え、この困難な時期に全面的にサポートすることを伝えてください。そうすれば、同僚は悲しみのプロセスで孤独を感じません。

さらに重要なことは、同僚がサポートを求めた場合、電話や訪問などの形でサポートを提供する準備をしておくことです。しかし、現時点では助けを必要としていない場合でも、同僚はきっとその気持ちを高く評価してくれるでしょう。

その後、メールをプロフェッショナルな署名で締めくくることができます。これは、メールの礼儀作法の1つです。プロフェッショナルに見えるだけでなく、必要に応じて受信者があなたに連絡するのに役立ちます。

弔電メールを書くときに避けるべきこと

プロフェッショナルな環境で弔電メールを書くときに、絶対に避けるべきことがいくつかあります。

カジュアルな挨拶

プロフェッショナルなメールでは、カジュアルな挨拶を避けるのが鉄則です。これは、弔意を表すメールの場合に特に重要です。

代わりに使用できるプロフェッショナルな挨拶は、「ご挨拶申し上げます」「拝啓」「田中様」など、同僚の名前の前に「様」を付けるなど、さまざまです。遺族が親しい職場の友人である場合は、「こんにちは」を使用してもよいでしょう。しかし、それ以上カジュアルな表現は失礼とみなされる可能性があります。

宗教的信念を前提とする

同僚の宗教的信念を前提とし、それらの前提に基づいて宗教的な弔意をメールに盛り込むことは決して良い考えではありません。同僚はこれを不適切または無礼と感じるかもしれません。

しかし、遺族と親しく、よく知られた宗教的な言葉を言うと慰められると本当に信じている場合は、そうすることができます。しかし、簡潔で言葉が正しく構成されていることを確認してください。

求められていないアドバイスをしたり、自分の喪失と比較したりする

多くの人は、弔意を表現する際に、求められていないアドバイスをしてしまいます。必要に応じて、人は自分でアドバイスを求めることを理解する必要があります。そのため、「この悲劇を忘れるために、何かをしたり、忙しくしたりしてください」などと言うのはやめましょう。

さらに、誰も自分の悲しみを否定されたり、誰かと比較されたりしたくありません。そのため、同僚の喪失と自分の喪失を並列に比較しないようにしましょう。

弔電メールのテンプレート

同僚へのサポートを示すために使用できる弔電メールのテンプレートをいくつかご紹介します。作成することもできます:

テンプレート 1:

弔電メールの書き方（テンプレート付き）

件名: お悔やみ申し上げます

[同僚の名前]様

ご愁傷様です。お気持ちを察するに余りあります。心よりお悔やみ申し上げます。[故人の名前]さんは素晴らしい方でした。[故人と会ったとき]にお会いしたときのことを今でもよく覚えています。

何か必要なことがあれば、いつでもご連絡ください。

敬具

[あなたの名前]

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テンプレート 2:

件名: ご愁傷様です

[同僚の名前]様

ご家族の不幸を聞きました。心よりお悔やみ申し上げます。故人と過ごした良い思い出が、あなたを慰めてくれることを願っています。[共有した良い思い出を挿入]は、私が故人と過ごした最も大切な思い出の1つです。

何か必要なことがあったり、誰かに話を聞いてもらいたい場合は、いつでもご連絡ください。

敬具

[あなたの名前]

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テンプレート 3:

件名: お悔やみ申し上げます

[同僚の名前]様

[故人の名前]さんが亡くなったと聞いて、とても残念に思います。この困難な時期を乗り越えるために必要なサポートがすべて得られることを願っています。何か必要なことがあれば、ご連絡ください。

敬具

[あなたの名前]

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プロフェッショナルな弔電メールは、職場の関係を強化するのに役立ちます

これらは、プロフェッショナルな弔電メールを書く際の注意点と、役立つテンプレートです。簡潔な件名でメールを始め、プロフェッショナルな挨拶を使用しましょう。

メールは短く、お悔やみを述べ、サポートを示すことを忘れないでください。また、メールを送信する前に必ずもう一度確認して、状況を悪化させるようなことをうっかり言わないようにしましょう。