Microsoft Officeアプリで作成されるすべてのドキュメントには、タイトル、著者、件名など、多くのドキュメント プロパティがあります。ほとんどの場合、ファイルを参照するときにこれらのプロパティが表示されますが、これらのドキュメント プロパティがドキュメント管理に非常に役立つ可能性があることを知っていましたか?
Microsoft Officeでドキュメント プロパティを表示、変更、活用する方法を説明します。
ドキュメント プロパティ ウィンドウ
ドキュメント プロパティ ウィンドウを開く方法は、使用しているOfficeのバージョンによって異なります。Office 2007アプリでは、Microsoft Officeボタンをクリックし、[準備]、[プロパティ]、[詳細プロパティ]の順にクリックします。2010から2016では、[ファイル]、[情報]の順にクリックすると、ドキュメント プロパティ パネルがメニューの右側に表示されます。[プロパティ]ドロップダウンから、[詳細プロパティ]を選択します。Macでは、[ファイル]、[プロパティ]を使用します。
これらのプロパティは、Word、Excel、PowerPoint、Access、Publisherで使用できますが、スクリーンショットには最初の3つのみを使用します。同じプロセスが他のアプリのいずれかで使用されます。
ドキュメントの概要
ウィンドウが最初に開くと、Excel、Word、またはPowerPointが概要セクションにドキュメントについて保存すると想定される基本情報が表示されます。タイトル、件名、著者、管理者、会社などです。Excelのスプレッドシートの著者プロパティ、または他の基本プロパティを変更したい場合は、この最初のウィンドウから実行できます。
ドキュメント統計
次のタブの[統計]には、作成日と変更日、リビジョン番号、印刷、文字、行など、自動的に計算されたデータが含まれます。
ここで収集される統計は、使用しているプログラムによって異なります。たとえば、PowerPointには、スライド、非表示のスライド、マルチメディア、メモに関する詳細情報があります。
対照的に、Excelは統計セクションにはほとんど何も保存しません。
ドキュメントの内容
次のタブ[コンテンツ]には、現在作業中のドキュメントの多くには何も含まれません。しかし、それがいかに便利であるかを知ると、それは変わるかもしれません。その機能を示すために、私が作成したドキュメント、1980年代のスラッシュ音楽の歴史を使用します。これは、調査報告書、マーケティング計画、または小説でも同様に機能します。
それでは、プロパティ ウィンドウの[コンテンツ]タブを見てみましょう。
ご覧のとおり、[コンテンツ]タブには、ドキュメントに含まれる内容の概要が表示されます。この情報をどこから取得するのでしょうか? 見出しから。Microsoft Wordの見出しスタイルを使用すると（[表示]、[スタイル]でカスタマイズできます）、それらは[コンテンツ]タブにインポートされてアウトラインが自動的に作成されます。非常に長いドキュメントがあり、その内容を知りたい場合は、これが役立ちます。
予想どおり、さまざまなOfficeアプリは、[コンテンツ]タブにもさまざまな情報を表示します。たとえば、Excelは、作成したワークシートの名前を取得するだけです。
一方、PowerPointは、使用したフォント、プレゼンテーションが現在使用しているテーマ、スライドの名前に関する情報を提供します。
カスタム ドキュメント プロパティ
最後のタブは、ドキュメント プロパティが本当に役立つ場所です。ドキュメントに関する情報を記録（または検索）したい場合は、ここで実行できます。[カスタム]タブはWord、Excel、PowerPointで同じなので、スクリーンショットにはWordのみを使用します。
組み込みのドキュメント プロパティのリストを次に示します。
- チェック済み
- クライアント
- 完了日
- 部門
- 宛先
- 処分
- 部門
- 文書番号
- 編集者
- 転送先
- グループ
- 言語
- メール停止
- 問題
- オフィス
- 所有者
- プロジェクト パブリッシャー
- 目的
- 受信元
- 記録者
- 記録日
- 参照
- ソース
- 状態
- 電話番号
- タイピスト
ドキュメントを操作した人物を記録する
このリストを特に便利にしているのは、任意のプロパティに複数の情報を追加できることです。たとえば、チームの全員にドキュメントをチェックしてもらいたいとします。人々にメールを送信したり、ドキュメントにメモを残したり、ドキュメントを確認したことを示す別の方法を使用する代わりに、チェック済みプロパティを変更して名前を追加するだけです。
全員の名前を別々の行に表示したい場合は、名前ボックスをクリックして新しいプロパティを追加することで、Officeのカスタム プロパティを追加する機能を利用できます。チェック済み、チェック済み 2、チェック済み 3などを使用すると、全員の名前を別の行に表示できます。
これらのプロパティには、一見無限の可能性があります。このドキュメントについて相談した人物を記録したい場合は、複数のソースプロパティを追加できます。ドキュメントを送信した人物を確実に覚えておきたいですか? 受信元に名前を追加します。ドキュメントを間違ったクライアントに送信しないようにしますか? クライアントエントリを追加します。これらの26のプロパティを使用すると、ドキュメントに膨大な量の有用な情報を追加できます。
ドキュメントに関するカスタム情報を記録する
カスタム タブにカスタム プロパティを追加する機能は、Microsoft Officeのドキュメント管理でできる最も便利な機能の1つです。ドキュメントを編集した人物と時期の詳細な記録が欲しいですか? 名前フィールドに「編集」と入力し、値フィールドに名前と日付を追加するだけです。次のように入力します。
これで、全員が名前とドキュメントを編集した日付を追加できるようになり、追跡できます。ドキュメントの出来栄えについて全員に意見を聞きたいですか? 名前フィールドに「評価」と入力し、タイプフィールドを数値に切り替えると、全員がドキュメントの出来栄えを簡単かつ迅速に伝えることができます。
想像力だけが限界です。ドキュメントを使用する人にとって役立つ可能性のあるあらゆる種類の情報を、カスタム ドキュメント プロパティに追加できます。
ドキュメントをより詳細に監視する
Officeスイートのドキュメント プロパティ ウィンドウは、特にチームで作業していてファイルを多く移動している場合、ドキュメントを管理する最良の方法の1つです。Excelスプレッドシートの著者を変更することから、PowerPointスライド デッキの編集を記録することまで、すべてドキュメント内から実行できます。つまり、他の複雑なシステムを使用する必要はありません。Microsoft Officeのドキュメント プロパティ ウィンドウをマスターすれば、真のOfficeマスターになることができます!
ドキュメント プロパティを使用していますか? 最も役立つと思うのはどれですか? それらを他に何に使用していますか?下のコメントで共有してください!
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