生活を整理するために、新しいアプリやウェブサイトは必要ありません。必要なのは信頼できるスプレッドシートだけです。Google アカウントをお持ちの場合は、Google スプレッドシートを使って作業することができます。
Google スプレッドシートの共有機能と使いやすくしっかりしたテンプレートを使えば、予算、スケジュール、やることリストなどを管理できます。Google スプレッドシートを使って整理する方法を見てみましょう。
Google スプレッドシートを使う理由
生活のあらゆる側面を整理するために Google スプレッドシートが優れた選択肢となる理由を見てみましょう。
無料のテンプレートから始められます。Google スプレッドシートにはテンプレート ギャラリーがあるので、スプレッドシートの式を考えたり、考えたくない場合は、一から作り直す必要はありません。シンプルさを求めている場合は、Google のスプレッドシート テンプレートを使用してください。アクセス方法は後ほど説明します。テンプレートの選択肢を増やすには、最高の Google スプレッドシート テンプレートを見つける方法を参照してください。
ファイルを共有して共同作業することができます。Google スプレッドシートを個人的な目的で使用する場合でも、仕事で使用する場合でも、家族や同僚と簡単にすべてを共有することができます。
リアルタイムの更新を受け取ることができます。リアルタイムの更新のおかげで、Google スプレッドシート ファイルに加えられた変更を、変更が加えられたときに確認することができます。
重複を回避することができます。マスター ドキュメントを 1 つ作成し、同じドキュメントの古いバージョンに戻ることができるので、重複して混乱するのを回避しやすくなります。
レポートを生成することができます。視覚的に考えるタイプの場合、または単に自分が何をしているのかを全体的に把握したい場合は、Google スプレッドシートのデータからレポート、グラフ、その他の視覚化を作成するオプションが便利です。この機能は Microsoft Excel にもありますが、ここでも注目に値します。
自動化で時間を節約することができます。Excel と同様に、セルに繰り返し項目を入力するためのドロップダウン メニューを作成したり、条件付き書式でセルの外観を変更したり、数式を使ってデータを自動的に生成したりすることができます。
もちろん、このアドバイスは、個人情報をクラウドに保存し、第三者に個人データへのアクセス権を付与する場合があることを理解した上で提供されています。
Google スプレッドシートと Microsoft Excel
Google スプレッドシートと Excel のどちらかを選択する理由はたくさんあります。ただし、Excel のほうが適していると感じた場合は、スプレッドシートを完璧にするための次のアイデアを使用することができます。
Excel のスプレッドシート テンプレートのほうが詳細で、自分のニーズに合っていると思いますか? Google スプレッドシートにインポートして使用することができます!
Google スプレッドシート テンプレートにアクセスする方法
デフォルトの Google スプレッドシート テンプレートを使用したいですか? アクセス方法はいくつかあります。
- Google ドライブから:サイドバーの新規ボタンをクリックし、表示されるメニューのGoogle スプレッドシートの横にある矢印にカーソルを合わせて、テンプレートからをクリックします。
- Google スプレッドシートから:ウィンドウの右下のプラスボタンにカーソルを合わせて、最初のボタンの上に表示されるテンプレートを選択ボタンをクリックします。
- 有効な Google スプレッドシート スプレッドシートから:ファイル > 新規作成 > テンプレートからをクリックします。
Google スプレッドシートで支出を管理する
スプレッドシートは予算管理に適しています。毎月の支出や年間の支出を追跡する場合でも、Google スプレッドシートが役立ちます。
スプレッドシートの式をいくつか使用すると、収入と支出を自動的に計算して、毎月お金がどこに消えているのかを把握することができます。Google テンプレートの個人セクションにある月間予算と年間予算テンプレートから始めます。
月間予算のテンプレートには、式を使って支出と収入を計算する概要と、クレジットと借金を記録するための 2 つのシートがあります。
このスプレッドシートを使用する場合は、ピンクでハイライトされているセルのみを編集するようにしてください。
- 概要シートで、計画支出とそのカテゴリ、計画収入とその種類をカスタマイズします。
- 取引シートに支出と収入を追加します。ここに項目を追加すると、シートは関連するデータを使って概要シートを自動的に更新します。
月間予算のスプレッドシートは、特定の月に予算を超過しているかどうか、どのカテゴリで超過しているかを一目で確認するのに最適な方法です。
毎月末に、毎月の数字を年間予算のスプレッドシートに追加することができます。このシートを詳しく見てみましょう。
- まず、設定シートに初期貯蓄残高を入力する必要があります。
- 支出シートで、各カテゴリの毎月の支出を入力します。
- 収入シートで、各種類の毎月の収入を入力します。
- 概要シートは変更しないでください。シートには、追加した支出と収入に基づいて適切なデータが自動的に入力されます。このシートには、年間の財務状況を明確に把握できる折れ線グラフが含まれています。
オンラインには、あらゆる種類の財務計画スプレッドシート テンプレートがあります。それらに満足できない場合は、いつでも自分で予算スプレッドシートを作成できます。
Google スプレッドシートでタスク リストを管理する
ホワイトボードや素敵な紙のノート、モバイル アプリ、ブラウザベースのツールなど、タスクを追跡するためにあらゆるものを使用できます。シンプルな ToDo リスト ツールをお探しの場合は、Google スプレッドシートが最適です。
Google のToDo リストテンプレートは、またもわかりやすいオプションです。これは、タスクを完了としてマークするためのチェックボックス列、タスクをスケジュールするための日付列、タスクの詳細を追加するための 3 番目の列の 3 つの列のみで構成されています。(優先順位ステータスと期限日の列を挿入することもできます。)
タスクを完了としてマークすると、シートは自動的に取り消し線を引きますが、リストには残ります。
完了したタスクの書式を変更したいですか? それも可能です。たとえば、Google スプレッドシートの条件付き書式機能を使用して、特定のセルのテキストまたは塗りつぶしの色を変更できます。
ToDo リストがごちゃごちゃしすぎている場合は、行を右クリックして行を非表示にするを選択して、完了した項目を削除せずに非表示にします。非表示オプションが表示されない場合、行自体ではなく行内のセルを右クリックした可能性があります。もう一度やり直して、今度は行番号を右クリックしてください。これでうまくいくはずです。
Google スプレッドシートは共同作業の性質上、タスクの所有者をマークするための列を作成することもできます。これにより、チーム メンバーは他の全員が何に取り組んでいるかを知ることができます。
Google スプレッドシートで時間を確保する
専用のアプリまたは Google カレンダーを使用して毎日のスケジュールを計画したり追跡したりできますが、Google スプレッドシートを試してみる価値はあります。これにより、対処するアプリが 1 つ減り、シンプルさを優先するときには常に望ましい目標となります。
最も重要な通貨である時間を管理するための先駆けとして、スケジュールテンプレートを使用してください。
この Google スプレッドシートの日次プランナーは、毎日の予定やタスクを簡単に記録する方法を提供します。毎日のタスクを特定の時間ブロックに結び付けることで、ToDo リストをなくすことさえできます。このアプローチは、時間ブロックとして人気があり、より良い集中力のための秘密兵器と考える人も多くいます。
時間の使い道を見つけるもう 1 つの方法は、タイムシートを使用することです。結局のところ、1 日の各時間をどのように過ごしているかを観察することは、時間を賢く使っているかどうかを理解するための良い方法です。
Google の週次タイム シートテンプレートを使用して、プロジェクト、タスク、雑用などに費やした時間を記録します。シートは 2 つあります。
最初のシートには、週次タイムフレームと各日の記録された時間がある 4 つのサンプル プロジェクトが含まれています。既存のデータを独自のものに置き換えたり、追跡するプロジェクトが増えた場合は行を追加したりできます。
2 番目のシートでは、プロジェクトごとに週に費やしている時間と、1 日に費やしている時間が一目でわかります。
スプレッドシートで生活を管理する
Google スプレッドシートで整理できる生活の最も一般的な側面について説明しました。そこで止まる必要はありません! 生活の他の分野を管理するためのスプレッドシートを創造的に設定してください。たとえば、Google スプレッドシートを使用すると、次のことが可能です。
- Google の旅行プランナーテンプレートと Vertex42 の旅行予算ワークシートを使用して、次の旅行を計画します。
- Google スプレッドシートの巨大なウェディング プランナーテンプレートを使用して、スケジュールや予算からゲスト リストや招待状まで、結婚式のあらゆる側面を計画します。このテンプレートを再利用して、誕生日パーティーや募金活動など、他の種類のイベントを計画することもできます。
- ローリー・ギルモアのような賛否両論リストを作成する必要がありますか? Google には賛否両論テンプレートがあります。
- 食べるものに注意しようとしている場合は、Vertex42 の食事プランナーまたは食品日記を使用します。数ポンド減量したい場合は、減量チャートと組み合わせてください。
- 家事チャートを使用して、家事を整理します。
Google のテンプレート ギャラリーまたは Vertex42 のテンプレート リストを一度見ると、シンプルなスプレッドシートだけでどれだけ整理できるかがわかります。
そして、Google ドキュメントで作成できるカスタム プランナーの種類を見てください! Google と Vertex42 の両方に、時間を節約するための Google ドキュメント プランナー テンプレートが多数あります。
スプレッドシートのヒントをもっと知りたいですか? Google スプレッドシートで列をソートする方法を紹介します。
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