会議メモを作成してチームと共有する責任者なら、会議の進行中にすべてを把握するのがいかに大変かご存じでしょう。会議に参加しながら、整理整頓し、要点のメモを取り、詳細を修正し、出席者にアクションアイテムを割り当てる必要があります。
ありがたいことに、Googleドキュメントの会議メモテンプレートはこのプロセスを簡素化します。この機能はシンプルですが、会議の生産性を大幅に向上させることができます。
Googleドキュメントで会議メモを作成して共有する方法
テンプレートは生産性の基礎です。メモの首尾一貫した構造を構築するために貴重な時間を費やす代わりに、Googleドキュメントのテンプレートを使用して重要なことに集中することができます。このテンプレートは、Googleカレンダーの会議の予定から会議の詳細を取得します。これにより、メモをすばやく作成して同僚と共有することができます。
Googleドキュメントの組み込みテンプレートを使用して会議メモを作成して共有するのは非常に簡単です。必要な手順を以下に示します。
- Googleドキュメントのファイルを開きます。
- ドキュメントに@と入力し、ドロップダウンメニューから会議メモ(ビルディングブロックの下にあります)を選択します。
- Googleカレンダーのすべてのイベントが記載されたメニューが表示されます。関連する会議またはイベントを選択します。
- 出席者を追加して、メモの記入を開始します。
会議メモをカレンダーイベントに添付するには、右側の添付ボタンをクリックします。これにより、出席者はGoogleカレンダーから会議メモにアクセスできるようになります。
または、会議メモを出席者にメールで送信することもできます。これを行うには、左側の封筒のアイコンをクリックします。
会議メモに補足のドライブファイルを添付することもできます。これを行うには、左側の3つのドットをクリックして、ドライブファイルを添付をクリックします。
Googleドキュメントでアクションアイテムを作成して割り当てる方法
会議中、チームはおそらく完了する必要がある特定のアクションアイテムに同意します。Googleドキュメントは、これらのアクションアイテムを記録してチームの特定のメンバーに割り当てるための簡単な方法を提供するため、簡単にフォローアップすることができます。その方法を以下に示します。
- 完了する必要があるタスクをアクションアイテムの下にリストします。
- タスクをダブルクリックしてハイライトします。
- コメントを追加アイコンをクリックして、コメントを入力します。
- 同じテキストボックスに、アットマーク(@)と、タスクの担当者の名前を入力します。
- タスクを割り当てるには、コメントボックスのチェックボックスをオンにします。このボックスをオンにしないと、担当者にアクションアイテムに関する通知が届きません。
- 最後に、割り当てるをクリックします。
Googleドキュメントでメモを取るメリット
Googleドキュメントのメモ取りテンプレートを使用すると、会議の生産性を向上させ、コラボレーションを促進することができます。会議のメモ取りツールとしてGoogleドキュメントを使用する主な利点は、使い慣れたワークスペースで作業でき、新しいものをインストールする必要がないことです。
重要なメモやアクションアイテムを記録するためにGoogleドキュメントを使用すべきその他の理由を以下に示します。
1. リアルタイムのコラボレーション
Googleドキュメントのリアルタイムのコラボレーションツールを使用すると、会議の参加者全員が更新、割り当てられたタスク、および完了したアイテムをリアルタイムで確認できます。
2. 説明責任の向上
適切なチームメンバーにチェックボックス付きのアクションアイテムを割り当てることで、説明責任が確保され、チームがタスクを期限内に完了するよう奨励されます。
3. リモートアクセス
Googleドキュメントはクラウドベースであるため、会議メモはインターネットに接続していればどこからでもアクセスできます。チームメンバーは、物理的な場所にかかわらず、メモやタスクを確認、編集、追跡することができます。
4. 時間効率
ユーザーフレンドリーなインターフェースと組み込みのメモ取りテンプレートにより、会議中にメモを整理する手間が省けます。これにより、メモを取ったり整理したりすることに煩わされることなく、会議に積極的に参加することができます。
Googleドキュメントで会議メモを効率化
Googleドキュメントを使用して会議メモを作成するのは非常に簡単です。この便利な機能を使用すると、これまでよりも速く、より効率的にメモを取ることができます。
さらに、Googleカレンダーとのシームレスな統合により、自分と他のすべての参加者は、タスクをリアルタイムで確認、コラボレーション、追跡することができます。このテンプレートを採用することで、生産性を向上させ、チーム内のコラボレーションを強化することができます。
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