メールで謝罪する方法:プロフェッショナルなやり方

誰もが時々失敗します。どんなに努力しても、完璧な人はいません。誰かを傷つけるような間違いをしたら、謝罪するのが適切です。

謝罪は対面で行うことがよくありますが、メールで謝罪したい場合や謝罪する必要がある場合があります。この状況を最大限に活用するために、メールでプロフェッショナルに謝罪する方法を見てみましょう。

適切な謝罪メールの3つの要素

普遍的なパターンはありませんが、一般に受け入れられている謝罪の基準には3つの部分があります。

1. 自分が間違ったことを認める。
2. 自分の行動を後悔し、相手の気持ちを思いやることで、相手を傷つけたことを理解する。
3. 償いをすることで、状況を正す。

メールで謝罪する方法を説明しながら、これらの3つの要素について見ていきます。

謝罪メールの書き出し方

実際の謝罪文を作成する前に、宛先の相手について考える必要があります。これは、相手との関係によって大きく異なります。

仕事上でミスを犯して上司に謝罪メールを送る必要があるとしましょう。一例として、重要なタスクを期限内に完了できず、他の全員のプロジェクトが遅れたとします。

この場合、適切な挨拶は「[名前]様」です。友人に謝罪する場合、「[名前]さん、こんにちは」または「[名前]さん、こんにちは」のような挨拶がより適切です。

謝罪メールの件名も忘れないでください。誰かに迷惑をかけたら、あなたからのメールが届いても喜ばないかもしれません。

「私の謝罪を受け入れてください」や「心から申し訳ありません」などの文を件名に入れることは、メッセージの目的を最初から明確にする良い方法です。メッセージを薄めないように、一般的なコミュニケーションのミスを避けることが重要です。件名をわかりやすくして、メッセージの内容を相手に知らせるようにしましょう。

自分の間違いを認める

書き出しができたら、謝罪の最初の重要な部分です。ここでは、発生した問題を明確に特定する必要があります。自分がしたことを認めましょう。責任を他の人に転嫁したり、起こったことについて言い訳をしたりしないでください。

謝罪メールでやってはいけないことの例を以下に示します。

重要な締め切りを逃したのは知っていますが、それは私のせいではありません。このプロジェクトでポールと一緒に仕事をしていましたが、彼は関係のない質問をたくさんして私の時間を無駄にしました。私のコンピュータも週を通してフリーズしていて、ITはまだ見ることができていません。だから、これはすべて私のせいでありません。

上記のすべてが真実であったとしても、良い謝罪にはなりません。この部分では、失態に対する自分の責任を認める必要があります。

次のような文の方がはるかに優れています。

重要な締め切りを逃したことに気づきました。このプロジェクトは私たちの部門にとって本当に重要であり、あなたは私にそれを適時に完了するよう信頼していました。このタスクを期限内に完了できなかったことで、プロジェクトの完了が遅れたことは承知しています。これは私たちのチームに悪影響を及ぼし、私はそれを申し訳なく思います。

ここでは、軽視したりそらしたりすることなく、自分が間違った点を明確に述べています。これが、今日では見逃されがちな謝罪の一部です。

自分のしたことを後悔する

自分の間違いを明確に説明したら、起こったことについて反省する必要があります。少なくとも、あなたがしたことは、相手に痛み、イライラ、その他の否定的な感情を引き起こしたことを覚えておいてください。仕事上では、時間の無駄やお金の無駄、上司とのトラブルを引き起こす可能性もあります。

状況を後悔していることを明らかにします。相手の立場に立って、自分の行動が相手をどのように感じさせたかを理解してみてください。ここでは自分の行動を説明したり、「自分がそう感じたことを申し訳なく思います」と言ったりしないでください。

謝罪のポイントは、壊れた関係を修復することであり、自分がずっと正しかったことを証明することではありません。

謝罪のこの部分をどのように構成するかを例に示します。

私に任されたタスクを期限内に完了できず、私の義務を果たせなかったことを心から謝罪します。この失敗には言い訳の余地はありません。チームを失望させたことが嫌で、クライアントとの会議であなたを困らせたことがひどいです。

共感性を表現することは、あなたの謝罪に信憑性を与える重要なソフトスキルです。それは、自分の視点から離れて、誰かが何に対処しているのかを理解するのに役立ちます。

自分の間違いを正す

言葉は重要ですが、行動にははるかに大きな重みがあります。自分の言葉が本気であることを示すには、償いをすることが重要です。行動を起こすことで、状況を正す（可能であれば）か、同じ間違いを二度と犯さないように最善を尽くすことを示すことができます。

締め切りを逃したという例を続けると、謝罪メールの償いの一部として次のような文が役立つ可能性があります。

将来、締め切りを逃さないように、何かを期限内に完了できないのではないかと心配な場合は、事前にあなたに話します。重要なプロジェクトにどれくらいの時間がかかるのかを認識し、それが完了するようにオフィス外でも余分に時間を費やすつもりです。これは二度と起こりません。

場合によっては、自分の行動を償うために何を提供すればよいのかわからないかもしれません。その場合は、「どうすればこれを正すことができますか？」と尋ねることができます。

謝罪のこの段階で最も重要なことは、同じ問題が再び起こらないように、今後どのように行動を変えるつもりなのかを示すことです。

謝罪メールを閉じる方法

これで、メッセージをプロフェッショナルにまとめるだけです。これはかなり簡単ですが、トーンが適切であることを確認してください。謝罪メッセージを読んでくれた相手に感謝し、彼らの幸運を祈るべきです。

さらに、自分が言ったことをさらに議論するように誘うのも良い考えです。これは、あなたが誠実であり、さらなる対話にオープンであることを示しています。

プロフェッショナルな謝罪メールを閉じる1つの方法を以下に示します。

これを読んでいただきありがとうございます。さらに議論したいことがあれば、ご連絡ください。

敬具、[あなたの名前]

「敬具」を使用しない場合は、「よろしくお願い申し上げます」などの他の形式的な締めくくりも機能します。メール全体で適切に謝罪しているので、「謝罪を込めて」のようなことは言う必要はありません。

メールは謝罪に適した媒体ですか？

メールでプロフェッショナルに謝罪する方法について説明しました。しかし、メッセージを書き始める前に、メールが謝罪に最適な媒体であるかどうかを検討する必要があります。

謝罪に関しては、メールには確かにメリットがあります。時間的な制約がないため、考えを明確かつ直接的にまとめることができます。すぐに謝罪が必要な場合は、対面での会議が選択肢にない場合、メールを送信することで短時間で連絡することができます。また、対面での謝罪とは異なり、相手の言うことに対してその場で反応する必要はありません。

しかし、良い面ばかりではありません。メールは、対面（または電話）での謝罪よりも個人的ではありません。会社の状況によっては、対面での登場が可能であれば、メールを送信することは臆病とみなされる可能性があります。謝罪が必要なときは、画面の後ろに隠れないでください。メールで謝罪する場合は、メッセージの質を損なうようなばかげた仕事のメールの間違いを犯さないように注意してください。

メールで謝罪して間違いを正す

適切に謝罪することは、貴重な人生のスキルです。誰もが謝罪する方法を知っているわけではなく、謝罪が下手だと相手は以前よりもさらにイライラする可能性があります。メールで謝罪する方法に関するこの基本的なガイドを使用すれば、関係を修復することができます。

謝罪の究極の目標は、壊れた信頼を再構築することであることに注意してください。あなたは何か間違ったことをしており、上記の3つの主要な手順は、それを認めて修正する方法です。自分の謝罪を自分のことにしてはいけません。