企業、組織、または個人が、受信者の名前、住所、電話番号など、特定の情報以外は同一のフォーム、手紙、宛名ラベルなどの統一された文書を作成したい場合、差し込み印刷というプロセスを実行して、シンプルなカスタマイズ文書を作成する必要があります。
Wordで差し込み印刷を使用する方法
Microsoft Wordの差し込み印刷タブにある差し込み印刷ツールを使用すると、差し込み印刷を実行できます。これらのツールは、
- 差し込み印刷の開始: 差し込み印刷の開始は、1つの文書を作成して複数のユーザーに送信します。名前や住所などのフィールドを挿入できます。Wordは受信者ごとにコピーを作成し、これらのフィールドをそのユーザーの情報に置き換えます。
- 受信者の選択: 受信者の選択では、文書を送信するユーザーのリストを選択できます。
- 受信者リストの編集: これは受信者リストを変更するか、または差し込み印刷を受け取る特定のユーザーを選択するものです。このツールでは、リストのアドレスを並べ替え、フィルター処理、検索、重複を削除して検証できます。
手紙の差し込み印刷を手動で設定する方法
- 手紙の差し込み印刷を手動で設定するには、まず空の文書を作成して差し込み印刷タブに移動する必要があります。
- 差し込み印刷の開始を選択し、手紙を選択します。
- 受信者の選択をクリックします。
- ドロップダウンメニューが表示され、新しいリストの入力、既存のリストの使用、Outlookの連絡先から選択を選択できます。
新しいリストの入力を使用します。
新しいアドレスリストというラベルのついたダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスで、行と列にテキストを入力できます。新しいアドレスリストダイアログボックスの左側には、リストを変更できるコマンドがいくつかあります。これらは新しい項目、エントリの削除、検索、列のカスタマイズと呼ばれます。
新しい行を追加するには、新しい項目をクリックします。行を削除するには、エントリの削除を選択します。列の追加、削除、名前変更、上下移動を行うには、列のカスタマイズを選択します。リストにデータを入力し、OKを選択してファイルを保存します。リストに戻って編集する場合は、受信者リストの編集をクリックして編集します。
これで、文書に手紙を書いたり、コピーしたりすることができます。
フィールドを挿入する場所にカーソルを置き、フィールドの挿入と結合を選択して、目的のフィールドを選択します。ABC 結果のプレビューをクリックすると、フィールドのプレビューが表示されます。
フィールドが表示されている文書に戻るには、ABC 結果のプレビューをもう一度クリックします。
完了して差し込み印刷を選択します。個別の文書の編集、文書の印刷、電子メールメッセージの送信を選択できます。選択すると、結果が表示されます。
手紙の差し込み印刷ウィザードの使用
今回は、差し込み印刷ウィザードを使用して差し込み印刷を作成します。これは、差し込み印刷を作成する最も簡単なプロセスです。
- ドロップダウンメニューの下部にある差し込み印刷の開始に移動し、差し込み印刷ウィザードを選択します。
- 差し込み印刷ウィンドウが右側に表示されます。文書の種類を選択します。手紙を選択します。次へをクリックします。
- 現在の文書を使用します。
- 受信者を選択します: 新しいリストの入力、Outlookの連絡先から選択、新しいリストの作成を選択できます。既存のリストを使用します。
- 参照してファイルを選択します。次へをクリックし、OKをクリックします。差し込み印刷の受信者が表示されます。
- ボックスにチェックマークを付けて有効にするか、チェックマークを外して無効にすることで、受信者を有効または無効にできます。OKをクリックし、次へをクリックします。
- 手紙の執筆。これは、受信者の情報を手紙に追加する方法を示しています。情報を配置する場所にカーソルを置きます。
- 住所ブロックを使用します。住所の挿入ダイアログボックスが表示されます。目的の形式を選択できます。
- 住所ブロックの挿入ウィンドウの右側にナビゲーションボタンがあり、住所ブロック内を移動できます。
- 住所を選択し、OKをクリックします。差し込み印刷ウィンドウで、挨拶行をクリックして挨拶を挿入することもできます。選択してOKをクリックし、次へをクリックします。
- 手紙のプレビュー。手紙の段落をプレビューの下に、(<< 受信者 >>)というナビゲーションボタンがあり、住所ブロック内を移動できます。次へをクリックします。
- 差し込み印刷の完了 - 個別に編集するか印刷するかという2つの選択肢が表示されます。個別に編集を選択します。
これで、差し込み印刷ができました。
問題がある場合は、コメントでお知らせください。折り返しご連絡いたします。
コメントする