印刷または宛名ラベルを作成する場合、使用するのに最適なツールはMicrosoft WordとMicrosoft Excelです。Wordのみを使用することを決めた人も多いですが、Excelにラベルデータを保存してからWordを使用してデータをフェッチし、ラベルを印刷することが可能であることはご存知でしょうか。知らない場合は、この記事で必要な情報をすべて説明します。これから始める人は、この記事が基づいているため、最新バージョンのMicrosoft Officeを使用することをお勧めします。
ExcelのスプレッドシートからWordでラベルを作成する方法
ExcelのリストからMicrosoft Wordでラベルを作成する機能は、想像以上に簡単です。それでも、多少の労力が必要であり、手順は以下の通りです。
- Microsoft Excelを使用してラベルのデータを入力します。
- Microsoft Wordでラベルをまとめます。
- ExcelデータをWord文書にインポートします。
- ExcelからMicrosoft Wordにラベルを追加します。
- WordでExcelからラベルを作成します。
- 文書をPDFとして保存します。
1] Microsoft Excelを使用してラベルのデータを入力します。
まず、Excelのスプレッドシートを作成し、関連するデータを入力する必要があります。その後、各データフィールドに適用可能なヘッダーを割り当てる必要があります。これは、Microsoft Wordでヘッダーを取得するために重要です。
- Excelを起動する: WindowsまたはMacの種類を問わず、コンピューターでMicrosoft Excelを開きます。そこから、新しいスプレッドシートを作成します。
- 名前を追加する: スプレッドシート画面が表示されたら、最初の行の最初のセルをクリックして、名を入力します。
- 苗字などを追加する: B列から最初のセルを選択して、苗字を入力します。C、D、E、F列については、それぞれ最初の行に住所、市町村、都道府県、郵便番号を追加します。
- ヘッダーにデータを入力する: 作成した各教師の下に関連するデータを追加します。
- スプレッドシートを保存する: 必要なデータがすべて追加されたら、ドキュメントの上部にある[ファイル]をクリックして、スプレッドシートを保存します。
2] Microsoft Wordでラベルをまとめます。
OK、ここで行うべき次のことは、Microsoft Word内でラベルの寸法を設定することです。利用可能な定義済みのラベルレイアウトがかなりあるため、ここで多くのことを行う必要はありません。ただし、カスタムルートを使用したい場合は、それはあなた次第です。
- Microsoft Wordを起動する: WindowsまたはMacデバイスでMicrosoft Wordアプリを開き、それが完了したら、新しい文書を作成します。
- [差し込み印刷]タブに移動する: 文書領域内のタブ付きセクションを探して、[差し込み印刷]を選択します。
- [差し込み印刷を開始]を選択する: すべてを正しく実行した場合、いくつかのオプションが表示されます。すべてを避け、[差し込み印刷を開始]のみを選択し、ドロップダウンメニューから[ラベル]をクリックします。
- ラベルベンダーを選択する: 新しく開いた[ラベルオプション]ウィンドウから、リストからラベルベンダーを選択する必要があります。デフォルトのベンダーはMicrosoftなので、必要に応じてそのままにしておくことができます。
- ラベルの種類を選択する: [製品番号]リストを探して、要件に合ったラベルの種類を選択し、[OK]ボタンを押して完了します。ラベルのレイアウトが作成されましたが、文書を閉じないようにしてください。
3] ExcelデータをWord文書にインポートする
ラベルが作成されて使用できるようになったので、Excelスプレッドシートの情報をインポートする時が来ました。これを行うためにExcelを起動する必要はありません。当面はWordに時間を割いてください。
- [差し込み印刷]タブに移動する: Word文書に戻り、[差し込み印刷]タブを選択します。
- 既存のリストを使用する: ドロップダウンメニューが表示されるリボンで[受信者の選択]をクリックします。このメニューから、[既存のリストを使用する]をクリックしてください。
- ExcelスプレッドシートをWordにインポートする: ファイルエクスプローラーウィンドウで、先ほど作成したExcelスプレッドシートを検索し、選択して、文書をWordにインポートします。
- リストからスプレッドシートを選択する: [テーブルの選択]という名前のウィンドウが表示されます。そこから、ラベルデータが格納されているスプレッドシートを選択し、[列ヘッダーを含む最初のデータ行]にチェックを入れます。
- [OK]を選択する: すぐ[OK]ボタンをクリックします。
4] ExcelからMicrosoft Wordにラベルを追加する
Word文書に追加するラベルで使用するフィールドを指定する時が来ました。
- 住所ブロックに移動する: 同じWord文書で、[差し込み印刷]タブをもう一度クリックし、リボンの[フィールドの挿入と入力]セクションから[住所ブロック]を選択します。
- 一致フィールドを選択する: [住所ブロックの挿入]ウィンドウが表示されたら、すぐに[フィールドの照合]ボタンをクリックします。
- すべてのフィールドがExcelデータと一致している必要があります: 新しく開いたウィンドウで、すべてのフィールドがExcel文書のヘッディングデータと一致していることを確認します。
- [OK]を押す: 情報が合法であることが確認されたら、[OK]ボタンをクリックします。
- 作業のプレビューを表示する: ラベルのプレビューが表示されるはずです。考えられる結果に満足したら、ウィンドウの下にある[OK]ボタンを押します。
- ラベルの更新に移動する: 再び、[差し込み印刷]タブをクリックし、すぐに[ラベルの更新]を選択します。
- ラベルを表示する: 文書内のすべてのラベルが、<
>と表示されるはずです。
5] WordでExcelからラベルを作成する
この時点で、Microsoft Wordにはラベルを生成するために必要なすべてのデータが揃っているはずです。このすべての情報を使って、Wordは各ラベルのデータを内部に表示します。
- 文書を編集する: [差し込み印刷]タブで、[完了と差し込み]をクリックし、[個々の文書を編集する]を選択します。
- [すべて]オプションを選択する: [新しい文書に差し込む]ウィンドウで、[すべて]>[OK]を選択します。
6] 文書をPDFとして保存する
最後に、ラベルを含むWord文書全体をPDFとして保存することをお勧めします。
Wordにラベルテンプレートはありますか？
Microsoft Wordには、無料で使用できるラベルテンプレートが複数あります。Wordを開き、[その他のテンプレート]をクリックするだけです。最後に、単語「ラベル」を検索すると、いくつかの結果が表示されます。
Wordでラベルを印刷する方法
とても簡単です。ラベルの作成が完了したら、[ファイル]>[印刷]を選択します。プリンターを選択し、[印刷]ボタンを押してジョブを完了します。
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