PlannerからExcelシートにプランをエクスポートする方法

WebベースのMicrosoft Plannerツールは、作業管理に広く使用されています。これはチームコラボレーションに役立つツールで、同じタスクで協力し、プランを作成し、それらの進行状況を追跡することができます。Plannerは、チームの進行状況を追跡するためのシンプルでありながら役立つ機能を備えています。遅延したタスクを赤でハイライトしたり、色分けされたラベルで注意が必要なタスクを視覚的に識別したりすることができます。また、チャートフィルタリングを含む進行状況のさまざまなグラフィック表現を通じてタスクの進行状況を表示するチャートビューもあります。

しかし、Plannerでさらに多くのことを行う必要がある場合は、オプションはほとんどありません。プランのデータ調査や分析、プランの印刷や共有、さらにはバックアップなどのタスクを実行する場合、Plannerツールでは何も提供されません。ここで、プランをExcelにエクスポートすることでMicrosoft Excelの機能を活用することができます。 

Microsoft Excelは、より詳細な分析の表示からプランのステータスの共有まで、より多くの機能を提供し、プランをスケジュール通りに維持し、プランのステークホルダーを最新の状態に保つための追加機能を備えています。Microsoft PlannerからExcelシートにプランをエクスポートすることは、ほんの数回のクリックで行うことができる一見簡単なタスクです。以下は、簡単な回避策です。

Microsoft PlannerからExcelシートにプランをエクスポートする

Microsoft PlannerからExcelシートにプランをエクスポートするには、以下の手順に従います。

1. Microsoft Plannerを開く
2. ドロップダウンメニューを開く
3. プランをExcelにエクスポートする

これらの手順を詳しく見てみましょう。

1] Microsoft Plannerを開く

まず、Microsoft Plannerアプリに移動してアプリを開きます。

2] ドロップダウンメニューを開く

次に、以下の画像のように画面上部の「…」という3つの点をクリックします。

3] プランをExcelにエクスポートする

次に、ドロップダウンメニューからプランをExcelにエクスポートするを選択します。エクスポートが進行していることがわかります。一部のユーザーの場合、Excelが自動的に起動してそのファイルに直接移動することもあります。それ以外の場合は、ダウンロードフォルダに移動してエクスポートされたファイルにアクセスすることができます。

「[プラン名].xlsx」をどうするかを聞かれたら、開くまたは名前を付けて保存のいずれかを選択します。

エクスポートされたプランファイルを開くと、その上部にプランID、プラン名、エクスポート日、および他のエクスポートされた情報を含むすべてのタスクが表示されます。各タスクはファイルに独自の行を持っています。

エクスポートが完了したら、いくつかの役立つExcel機能を使用してデータからさらに多くの情報を引き出すことができます。推奨されるアクションは次のとおりです。 

印刷: 表形式の印刷されたプランは、Plannerのプランボードよりも多くのユーザーが簡単に利用できます。

フィルター: フィルターを使用すると、データ値をすばやく見つけ、表示する内容だけでなく除外する内容も制御できます。

ソート: ソートを利用して、1つまたは複数の列でデータをソートします。昇順または降順でソートすることができます。

アーカイブ: Excelを使用して完了したプランをアーカイブすることができます。安全な場所(OneDrive for Businessなど)に保存し、そのプランをPlannerから削除してハブをきれいに整理することができます。

データをPowerBIに接続する: ExcelデータをPower BIに接続することで、重要なプランの詳細を視覚化するための別のオプションを提供することができます。

共有: Plannerでは選択的なアクセス権を与えるオプションはありません。Excelを使用すると、共有したくない情報を含む行と列を簡単に削除することができます。

その他の便利な機能: 条件付き書式、ピボットテーブル、グラフ、what-if分析、およびその他のExcel機能を使用して、Plannerデータからさらに多くの情報を引き出すこともできます。高度なExcel機能の詳細については、以下の記事を参照してください。

SharePointまたはTeamsのPlannerでエクスポートオプションを使用できますか?

いいえ、エクスポートオプションはSharePointまたはTeamsでは使用できません。Planner Webアプリでのみ使用できます。

複数のプランナーを1つのシートにExcelにエクスポートできますか?

いいえ、一度に複数のプランナーをエクスポートするオプションはありません。一度に1つずつしか行うことができません。