少人数のチームまたは個人的なプロジェクトで重要な作業を行っている場合、状況を把握し、ワークフローを整理することが重要です。これを行うための最良の方法は、プロジェクト管理ツールに投資することです。専用のソフトウェアを使用すると、ワークフローを合理化し、移動するすべての部分を整理できます。
しかし、選択肢が多すぎると、どれを選択すればよいでしょうか。最初のステップは、どのような機能と側面に注目すべきかを知ることです。自分とチームにとって本当に重要なことに焦点を当てます。機能、柔軟性、インターフェース、セキュリティ、サポートについて考えます。
1. 機能性
プロジェクト管理ツールを探す前に、作業を効率的に行うのに役立つ機能を理解する必要があります。先に進む前に、いくつかの質問を自問してください。たとえば、単独で作業しますか、それともチームで作業しますか。後者の場合、チームの規模と範囲はどのくらいですか。どのようなツールが必要で、どのようなツールがなくても大丈夫ですか？
一般的に、全員の進捗状況を把握するためのタスク、マイルストーン、スケジュール、タイムラインを作成するためのオプションが必要です。これらのツールはカスタマイズ性と柔軟性が高いほど優れています。一部のツールでは、プロジェクトを効率的に進めるために、定期的なタスク、依存関係、通知を設定できます。
特定のツールは他のツールよりも用途が広い場合があります。たとえば、ClickUp は個人用生産性ツールとしても、少人数のチーム用ツールとしても使用できます。したがって、最初のステップはワークフローのニーズを評価し、それに最適なツールを選択することです。
2.実際に使用するインターフェース
多くのプロジェクト管理ツールは非常に汎用性が高く、さまざまな状況に適応できます。たとえば、Notion を使用してメモを取ったり、やることリストを作成したり、カスタム CRM を構築したりできます。おそらく生産性のための最高のツールの 1 つですが、すぐに使い慣れることができるよりシンプルなものを好む人もいるかもしれません。
その場合は、数回クリックするだけで簡単にナビゲートできるシンプルで直感的なデザインを探します。機能は簡単にアクセスでき、メニューのレイヤーの下に埋もれていてはいけません。箇条書き、番号付きリスト、十分な余白により、指示や情報を簡単にスキャンできます。
アプリには、タスク、スケジュール、通知を一目で確認できるダッシュボードも備えており、すべてを効率的に把握するのに役立ちます。このツールはほぼ毎日使用することになるため、実際に使用するのが楽しいと感じられるものを見つけます。
3.パーソナライゼーションオプション
理想的なツールは、どの機能やビューが自分またはチームに表示されるかを完全に制御できるものでなければなりません。カンバンボードとタスクリストだけで十分な人もいれば、チャート、グラフィック、タイムトラッカーを使用してすべてのデータを視覚化したい人もいます。いずれにせよ、セクションはカスタマイズ可能で、簡単に有効または無効にできる必要があります。
本当に重要な進捗状況を追跡するために、カスタムフィールド、ビュー、フィルターを追加することもできます。たとえば、特定のタスクにクライアントの名前または優先順位レベルのタグを付けることができます。同様に、チームに割り当てられた優先度の高いタスクのみを表示するカスタムビューが必要になる場合があります。
4.コラボレーションとコミュニケーション
コラボレーションは、優れたプロジェクト管理ツールの鍵です。チームメンバーやクライアントと簡単に連携できるものが欲しいので、誰もが進捗状況を追跡して情報を入手できます。ユーザーを追加してアクセスレベルを指定できるようにします。
管理者、さまざまな権限を持つチームメンバー、アクセスが制限されたクライアントを追加できる必要があります。タスクと締め切りを割り当てることも簡単にする必要があります。タスクが割り当てられると、担当者に通知によってすぐに通知する必要があります。それとは別に、チームメンバーはタスクにコメントしたり、更新を共有したり、質問したり、ファイルを簡単に共有したりできる必要があります。
5.柔軟性
優れたプロジェクト管理ツールは、プロジェクトの範囲、複雑さ、データが増大するにつれてニーズに適応できるものです。このツールは、パフォーマンスやコラボレーションを損なうことなく、データと複雑さの増加に対応できる必要があります。
プロジェクトをさらに拡張すると、最終的にはすべてのプロセスを処理するためのツールがさらに必要になります。そのため、ファイル共有アプリ、メールサービス、ビジネスツールなどの他のソフトウェアとツールを適切に統合できることが重要です。
6.モバイルアクセシビリティ
チームの特定のメンバーがリモートで作業しており、専用のワークスペースに常にアクセスできない場合、モバイルアプリを使用すると、ほぼどこからでも接続を維持できます。ツールに専用の iOS または Android アプリがあり、機能がフルデスクトップエクスペリエンスから引き継がれているかどうかを確認します。
少なくとも、ユーザーはコメントに応答し、割り当てられたタスクを確認し、モバイルアプリを使用しながらプロジェクトの進捗状況を把握できる必要があります。これは、すでに生産的なエクスペリエンスを提供する専用のモバイルアプリを備えた最高のプロジェクト管理ツールのいくつかがあるため、最近は問題になりつつありません。
7.セキュリティとデータプライバシー
多くの人がセキュリティ面を見落とすかもしれませんが、機密性の高いプロジェクト関連のデータ、ドキュメント、情報をツールに委ねるときは不可欠です。SSL 証明書などの暗号化ツールは非常に重要です。これは、データやドキュメントがエンコードされて不正アクセスが防止されることを意味します。
2 要素認証も重要で、パスワードだけでなく、携帯電話または認証アプリに送信されたコードも必要です。これにより、ハッカーがアカウントにアクセスすることがはるかに困難になります。
最後に、データのバックアップと復旧ツールに注意してください。ソフトウェアサーバーがダウンしたり、サイバー攻撃の被害に遭う可能性があります。このような状況では、定期的な自動バックアップとデータを復旧して稼働させるための計画が不可欠です。
8.価格とプラン
多くのプロジェクト管理ツールは無料で使用できますが、そのほとんどはサブスクリプションの背後に機能がロックされています。特定のツールを完全に無料で使用できるかもしれませんが、オンボードできる人数に制限されたアクセスが得られます。
使用するツールがプロジェクトの予算に完全に収まるように、適正な価格であることを確認してください。価格を考慮しながら、オンラインでレビューをチェックして、カスタマーサポートが優れているかどうかを確認してください。何か問題が発生した場合に、チャット、電話、またはメールで会社に簡単にアクセスしたいと考えています。
プロジェクト管理ツールでワークフローを合理化
プロジェクト管理ツールは、将来の成長の可能性を秘めた何かを構築しようとしている企業や人々にとって非常に重要です。独立したフリーランサーにとってはそれほど重要ではないかもしれませんが、ワークフローを合理化し、締め切りを逃さないようにするのに役立ちます。
最も良い点は、これらのツールの多くが単なるプロジェクト管理ソフトウェア以上のものであるということです。メモを取ったり、ロードマップを作成したり、作業用カレンダーとして使用したりできます。このオールインワンの機能は、各機能の適切なユースケースを見つけることができれば、大きな価値をもたらします。
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