大量メール送信は、売上を伸ばし、ブランドを宣伝するために使用されるデジタルマーケティングの重要な戦略です。現在、広告にはメールマーケティングキャンペーンが不可欠であり、膨大な数の顧客リストに到達して組織の目標を達成する必要があります。ビジネス以外でも、大量のメール招待状、ニュースレター、お知らせのメールを多数のアドレスに送信したいという場合があります。
しかし、ほとんどのメールアカウントは、メールメッセージあたりの受信者数を制限しています。さらに、多くの人に個別にメールを作成するのは非常に時間がかかります。大量のメールを簡略化して送信できるサービスは数多くありますが、パーソナライズされたメールメッセージを作成する最善の方法は、Microsoft Wordのメールマージ機能とMicrosoft Outlookを使用することです。
多数の人にメールをブロードキャストするのとは異なり、メールマージではメッセージは複数のメールで同じですが、メールの名前とアドレスは各受信者ごとにカスタムの詳細が異なるという特徴があります。言い換えれば、メールマージはメールメッセージの受信者それぞれを唯一の受信者にするのです。
Microsoft Wordのメールマージ機能とは
メールマージは、ほとんどのアプリケーションでサポートされている強力な機能です。これにより、定型文から一括でパーソナライズされたメールメッセージを作成し、大量送信を促進するためにデータベースから複数の受信者のアドレスを自動的に取得できます。基本的に、メールマージとは、メールと文書を組み合わせることを意味します。メールマージは、すべてのMicrosoft Officeプログラムでサポートされています。Microsoft Wordでは、メールマージ機能を使用して、アクセスデータベース、ExcelスプレッドシートなどのデータソースからWord文書にコンテンツを挿入できます。つまり、Microsoft Outlookは、Microsoft Wordのメールマージ機能を活用して、多数の連絡先にパーソナライズされたメールを一括送信することができます。
メールマージを使用してOutlookで大量のメールメッセージを送信するには、まずMicrosoft Wordを使用して、固定されたコンテンツ（メールの本文など）を含む定型文書をいくつか作成し、受信者の名前や住所など、各文書に固有の詳細を追加する必要があります。これは通常、Outlookの連絡先、Excelスプレッドシート、アクセスデータベースなどのデータソースから取得します。メールマージには、メイン文書の準備、メーリングリストのデータソースの作成、差し込みフィールドの定義、メーリングリストと文書のリンク、パーソナライズされたメールメッセージの保存と送信が含まれます。この記事では、メールマージを使用してOutlookで大量のメールメッセージを送信する方法を説明します。
メールマージ用のメーリング連絡先リストを準備する
Microsoft Outlookを起動し、ホームタブをクリックします
ホームタブページの下部にある連絡先をクリックして、連絡先リストを表示します。
一括メッセージを送信する連絡先アドレスを選択します。
次に、ホームタブの操作グループに移動し、メールマージをクリックします。
メールマージの連絡先ダイアログボックスで、連絡先の下の選択した連絡先のみオプションのラジオボタンをクリックして、選択した連絡先にのみメールを送信します。それ以外の場合は、現在のビューのすべての連絡先オプションのラジオボタンをクリックします。
次に、文書ファイルの下にある新しい文書オプションのラジオボタンを選択します
差し込みオプションで文書の種類を定型文から、差し込み先をメールとして選択し、メッセージ件名行にメールの件名を入力します。
OKをクリックして設定を適用すると、OutlookがMicrosoft Wordを起動し、定型メッセージを作成できるようになります。
Microsoft Wordを使用してパーソナライズされたメールメッセージを作成する
OutlookがMicrosoft Wordを起動します。
あいさつ文に、種類やこんにちはなどのアドレスを入力し、[書き込みと挿入フィールド]グループの[差し込みフィールドの挿入]オプションをクリックします。
ドロップダウンメニューから名前オプションを選択すると、Microsft Wordが挨拶の横にメールフィールド<<名前>>を追加します。
姓、自宅の電話番号、会社名など、受信者リストから他のフィールドを文書に追加できます。メールマージのプロセスが完了すると、Wordは自動的にメールフィールドを受信者リストの実際の情報に置き換えます。
メールメッセージを送信する
メールメッセージを準備したら、差し込み印刷を開始オプションをクリックし、ドロップダウンメニューから電子メールメッセージを選択します。次に、完了と差し込みボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから電子メールメッセージを送信を選択します。
メールに差し込むダイアログボックスが表示されます。ここで、メッセージオプション宛先に電子メールを選択し、メール形式にHTMLを選択します。
レコードの送信で、すべてのラジオボタンをクリックしてすべてのメールを一度に送信するか、現在のレコードオプションを選択して現在のメールのみを送信します。
OKボタンをクリックします。
完了すると、Microsoft Wordは自動的にメールをマージし、各アドレスにパーソナライズされたメールを送信します。
上記の機能はメールメッセージを送信するためだけに使用されることに注意してください。メールにファイルを添付することはできませんし、メールで他の受信者にCCやBCCを送信することもできません。
メールが送信されたことを確認するには、Outlookに移動し、送信済みアイテムフォルダを確認して送信されたメールをレビューします。
この機能が気に入っていただければ幸いです！
Outlookのメールマージで送信できるメールの数は？
Outlookのメールマージを使用する場合は、大量のメールを送信するために受信者のリストを追加する必要があります。Office 365のBusinessエディションとEnterpriseエディションでは、1日あたり最大10000人の受信者にメールを送信できます。1日のメール送信の上限に達すると、次の24時間はメールを送信できなくなります。たとえば、午前9時に10000通のメールを送信した場合、翌日の午前9時までメールを送信できなくなります。
メールマージは自動的にメールを送信しますか？
Microsoft Wordを使用してメールマージを構成して設定する必要があります。完了すると、Microsoft Wordでメールをプレビューして、不適切な点があれば変更を加えることができます。その後、OKボタンをクリックすると、Microsoft Wordが選択した受信者に自動的にメールを送信します。
以上です。お役に立てば幸いです。
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