Outlookで自動アーカイブを設定する方法

Outlookでは、保持したい古いフォルダをアーカイブ（新しいメッセージ、返信、転送で構成）に移動することで、受信トレイとフォルダを保持できます。アーカイブするアイテムと削除するアイテムをスケジュールできます。Outlookには、アイテムを自動的にアーカイブする自動アーカイブという機能があります。

Windows PCでMicrosoft Outlookを使用している場合、メールをアーカイブするかどうかを尋ねるポップアップが突然表示されることがあります。Outlookは定期的に思い出させますが、この投稿では、WindowsでOutlookのパフォーマンスを向上させるために、Microsoft OutlookとOutlook 3659でメール、タスク、メモ、連絡先などの古いアイテムを自動的にアーカイブする方法を紹介します。

アーカイブは、メッセージ、返信、転送が後で保存されるまで保存されるメール内のフォルダです。アーカイブに送信したアイテムにアクセスするには、メールアーカイブフォルダに移動します。このチュートリアルでは、Outlookアイテムを自動的にアーカイブするプロセスについて説明します。

Outlookの自動アーカイブ機能は、古いアイテムを自動的にアーカイブして以下の場所に移動し、.pst形式で保存することで、メールボックスまたは使用しているメールサーバーのスペースを管理するのに役立ちます。

C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

ファイルメニューのアーカイブをクリックして古いアイテムを手動でストレージファイルに転送することは常にできますが、自動アーカイブ機能を使用して古いアイテムを自動的に転送することもできます。

Outlookで自動アーカイブを設定する方法

古いアイテムを自動的にアーカイブするには、Outlookを開き、メニューバーのファイルタブをクリックし、バックステージビューページでオプションをクリックします。

Outlookオプションのダイアログボックスが表示されます。

詳細ページの自動アーカイブセクションで、自動アーカイブ設定ボタンをクリックします。

自動アーカイブダイアログボックスが表示されます。

Outlookで自動アーカイブをオンまたはオフにするには、[自動アーカイブを...日ごとに実行]チェックボックスをオンまたはオフにする必要があります。

設定するには、オプションをオンにして、[自動アーカイブを毎回実行]チェックボックスをクリックし、ボックスに数値を入力します。

次に、自動アーカイブを実行する前にプロンプトを表示するチェックボックスのチェックを外します。

また、Outlookの自動アーカイブ設定を好みに合わせて変更することもできます。次のことができます。

• 自動アーカイブの実行頻度を選択する
• 最初にプロンプトを表示するかどうか
• 保管期間を決定する
• 古いアイテムを削除するか移動するか
• など

セクションの古いアイテムを削除するなどの他の変更を加え、デフォルトから変更する場合は、ボックスに数値を入力します。 次に、ボックスの横にあるボタンをクリックします。月、週、日を選択できます。

セクションの古いアイテムを移動するの下にある参照ボタンをクリックして、別のフォルダに古いアイテムを移動することもできます。デフォルトのままにして、[OK]をクリックすることをお勧めします。

各アイテムのデフォルトの保管期間は次のとおりですが、いつでも変更できます。

このチュートリアルがOutlookアイテムを自動的にアーカイブする方法を理解するのに役立つことを願っています。

Outlookのアーカイブはどのように機能しますか?

Outlookがアーカイブするように設定されている場合、メールは指定されたフォルダに移動されるため、表示されなくなります。これはほぼフィルターのようですが、条件に基づいてフォルダに移動するようにマークされています。メールをクリーンアップするときに誤って削除されるのを防ぎ、一括で削除するのに最適な方法です。受信トレイを軽くするのにも役立ちます。

こちらをご覧ください:Exchange Onlineを使用してOutlookで削除したメールを30日以上保持する方法

Outlookが自動アーカイブされないのはなぜですか?

Outlookデスクトップクライアントで自動アーカイブ機能が機能しない理由は数多くあります。最も一般的な問題は、問題のあるアドインが原因です。これを確認するには、Outlookをセーフモードで起動します。その他の原因には、古いOfficeスイートまたは破損したOfficeファイルが含まれます。問題を解決するには、Officeを更新して修復することをお勧めします。

Outlookカレンダーのイベントが自動的に削除されます

OutlookのOutlookカレンダーイベントが自動的に削除されていることがわかった場合は、Outlookオプションを開き、詳細からこの投稿で説明したように自動アーカイブ設定を変更または構成する必要があります。

Outlookで自動アーカイブを管理するにはどうすればよいですか?

この投稿で詳しく説明したように、Outlookオプション>詳細>自動アーカイブ設定。[自動アーカイブを毎回実行]チェックボックスをクリックし、ボックスに数値を入力します。ここで、Outlookの自動アーカイブ機能を実行するためのプロンプトを表示するか、セクションまたはスケジュールを選択できます。