今日、個人や企業の間で電子メールの交換が絶えず行われており、その結果、メールボックス内の電子メールの量が増加しています。毎回多くの電子メールを管理して取得するのは難しくなりました。そこで、この問題を解決するために、電子メールのアーカイブという概念が生まれました。それが何であるか、そして電子メールをMicrosoft Outlook 2021/2019/2016でアーカイブする方法を見てみましょう。
電子メールのアーカイブとは
電子メールのアーカイブは、電子メールを管理して体系的に保存する電子メール管理プロセスです。データ損失なしにデータを永続的に保存して保護します。基本的に、電子メールをアーカイブすると、削除されずに受信トレイから消えて、アーカイブフォルダに保存されます。後で必要になる可能性があるため削除したくない電子メールはアーカイブできます。必要に応じてアーカイブフォルダ内のすべての電子メールを復元できるため、重要なコンテンツが失われることはありません。アーカイブは、電子メールをネットワークメールサーバーからローカルコンピューターに移動します。
Outlookで電子メールをアーカイブする方法
Microsoft Outlookを開くには、スタートボタンをクリックして下にスクロールしてOutlookを開きます。
受信トレイに移動して、アーカイブする電子メールを開きます。メールが開くと、メールボックス上部のメニューバーにアーカイブオプションが表示されます。
アーカイブをクリックすると、電子メールが受信トレイから消えたことがわかります。左ペインに表示されているアーカイブフォルダに、そのような電子メールがすべてあります。アーカイブフォルダをクリックして表示します。
上の検索ボックスで探している特定のメールを検索できます。電子メールをフィルタリングして、要件に応じて最新または最古のものから並べ替えることができます。電子メールは、日付、サイズ、件名、重要度、カテゴリなどで並べ替えることもできます。
Outlookで電子メールをアーカイブするのは簡単なので、効率的に行うことができます。
Outlookで電子メールを一括アーカイブする
Outlookで電子メールを一括アーカイブするには、[ファイル]、[情報]、[ツール]の順に開き、[古いアイテムを削除]を選択します。
[このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブする]を選択し、アーカイブするフォルダを選択します。
次に、[アーカイブするアイテムの日付より古い]で、日付を入力します。
[自動アーカイブしないアイテムを含める]チェックオプションをオンにしてアーカイブを選択します。
OKをクリックして終了します。
Outlookでアーカイブされた電子メールを取得する方法
Microsoft Outlookでアーカイブされた電子メールにアクセスするには、次の手順を実行します。
- Outlookを開く
- 電子メールIDを選択する
- アーカイブフォルダをクリックする
- ここにアーカイブされた電子メールがすべて表示されます。
この投稿が参考になれば幸いです。
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