Outlookは、メールを効率的に管理するために役立つさまざまな機能を備えた強力なメールクライアントです。その機能の1つは、Outlookで定期メールを設定して送信する機能です。
チームメンバーに毎週の進捗レポートを送信したり、購読者に毎月のニュースレターをメールで送信したり、自分自身のリマインダーを設定したり、クライアントに毎月の請求リマインダーを設定したりと、定期メールは時間を節約し、手動で送信することなく重要なメッセージを定期的に送信するのに最適な方法です。
Outlookで定期メールを設定して送信する方法
Outlookで定期メールを設定して送信し、時間を節約してコミュニケーションを合理化する方法を以下にステップバイステップで説明します:
- カレンダーの予定から
- Outlook用のBoomerangを使用する
- 自動フォローアップから
- 遅延配信を使用する
- Power Automate機能から。
1] カレンダーの予定から
または、カレンダーを使用して定期的なメールリマインダーを設定することもできます。定期的なメッセージを作成するには、まず、Outlookで自動的に定期メールを設定して送信しやすくするために、新しいメールテンプレートを作成する必要があります。
- これを行うには、Outlookを起動して新しいメールをクリックします。
- 次に、ファイルタブをクリックして名前を付けて保存を選択します。
- 保存ボタンをクリックしてメールを閉じますが、送信しないようにしてください。
メールテンプレートが正常に作成されたら、以下の手順に従ってカレンダーに定期メールの予定を設定します。
Outlookを起動して、左側のカレンダーアイコンをクリックします。
カレンダーが開いたら、日付をダブルクリックしてイベントウィンドウを開きます。ここで、件名のファイルを入力し、必要に応じて招待参加者のフィールドに参加者の名前を追加します。次に、日付と時刻を選択するか、繰り返しボタンを選択できます。
1日中リマインダーが必要な場合は、終日に設定できます。次に、繰り返しなしドロップダウンを選択して、毎日、毎週、毎月、毎年、またはカスタムを選択して特定の日付を設定します。
必要に応じて場所を設定したり、説明を追加したり、ドキュメントを添付したりして、保存をクリックして変更を保存できます。
最初に作成したメールテンプレートを添付します。これを行うには、挿入タブ>アイテムの添付>Outlookアイテムをクリックします。新しいウィンドウで参照>ファイルシステムのユーザーテンプレートに移動します。
ここで、保存したテンプレートを選択して挿入します。テンプレートがカレンダーの予定に添付されます。
次に、カレンダーの予定ウィンドウで、メールを送信するタイミングを知らせるリマインダーを設定します。
このリマインダーはメールを自動的に送信するものではなく、送信することを知らせるものなので注意してください。
2] Outlook用のBoomerangを使用する
Outlookで定期メールをスケジュールする場合は、Outlook用のBoomerangを使用すると時間を節約して素早く作業を進めることができます。したがって、Boomerangを使用して定期的なメッセージを設定して送信するには、新しいメールを作成します。
メールを作成したら、後で送信オプションをクリックします。
ドロップダウンから、定期的なメッセージをスケジュールするを選択します。
次に、送信する最初のメールの日付と送信時刻を選択します。
次に、送信頻度に移動し、ドロップダウンからメールの頻度（毎日、毎週、毎月、毎年など）を選択します。同時に、メールを送信する曜日を選択します。
次に、定期メールを停止する特定の日付を選択します。ただし、特定の日付の代わりに、送信されたメッセージの数に応じて停止することも、継続することもできます。
選択したら、概要を確認してスケジュールボタンをクリックします。
作成した定期的なメッセージはBoomerang-Recurringサブフォルダーに保存され、設定したとおりに受信者に自動的に送信されます。これには、Outlookにサインインしたり、インターネットに接続したりする必要はありません。
3] 自動フォローアップから
Outlookのバージョンに自動フォローアップ機能がありますか? ある場合は、定期メールを作成するもう1つの重要な機能です。
これを行うには、ツールバーのヘルプの横にある自動フォローアップタブをクリックして、定期的なメッセージを選択します。
定期的なメッセージマネージャーウィンドウが開きます。ここで、追加ボタンをクリックします。
定期的なメールメッセージを書いて、宛先と件名のフィールドを入力します。
完了したら、サイドパネルから頻度（毎日、毎週、毎月、四半期ごと、毎年、またはカスタム）を選択します。メールを送信する曜日や時刻を選択することもできます。
定期メールに添付ファイルを追加しますか? 添付ファイルソースボタンをクリックして、添付ファイルをメールと一緒に送信します。
4] 遅延配信を使用する
- Outlook 365を使用している場合は、ホームタブをクリックして新規メールをクリックして新しいメールメッセージを作成します。
- ツールバーのオプションタブを選択して、遅延配信ボタンをクリックします。
- 指定時刻より前に配信しないの横にあるチェックボックスをオンにします。
- 次に、メールの送信日時を横にある日付と時刻に設定します。
- 定期的に実行オプションのチェックボックスをオンにするか、有効期限と表示されているボックスを選択して日付と時刻を設定できます。
- 閉じるボタンを押し、送信をクリックします。
5] Power Automateアプリから
ワンボタンソリューションが必要な場合は、Power Automateアプリを使用するのがOutlookで定期メールを設定して送信する最良の方法です。アプリを使用する方法は次のとおりです:
Outlookアプリにサインインして、左上隅にあるアプリランチャーをクリックし、すべてのアプリをクリックしてセクションを展開し、Power Automateを選択します。
次に、Power Automateウィンドウで、作成ボタンをクリックします。
次の画面で、スケジュールされたクラウドフロータイルを選択して、メールを送信する日時と頻度を定義します。
次に、スケジュールクラウドフローを構築するウィンドウで、フロー名フィールドに名前を割り当てます。
次に、このフローを実行するセクションで、繰り返しの頻度フィールドで日付と時刻と頻度を設定します。ドロップダウンをクリックして、月、週、日、時間、分、秒から選択します。完了したら、作成ボタンを押します。
繰り返しが設定されたら、新しいステップをクリックして操作の選択プロンプトを開きます。
次に、Office 365 Outlookアイコンをクリックします。次に、アクションのリストから、メールを送信する(V2)を選択します。
メールウィンドウが開いたら、詳細を入力して定期メールを作成します。詳細オプションを表示をクリックして、cc、bcc、または添付ファイルを追加します。保存をクリックして、定期メールの設定を完了します。
注意:タスクが完了して定期メールの送信を停止する場合は、必ず設定を再度有効にしてください。
Outlookで自動的にスケジュールされたメールを設定するにはどうすればよいですか?
Outlookで自動的にスケジュールされたメールを設定するには、メッセージを作成して後で送信オプションをクリックします。次に、定期的なメッセージをスケジュールするを選択し、最初のメールの送信日時を設定し、ドロップダウンメニューから繰り返し頻度(毎日、毎週、毎月、または毎年)を選択します。保存をクリックして有効にします。
Outlookで複数のメールを自動化するにはどうすればよいですか?
Outlookで複数のメールを自動化するには、メールマージ機能を使用します。これにより、大規模な受信者リストに効率的にパーソナライズされたメールを送信できます。これを行うには、Wordでテンプレートを作成し、連絡先リストにリンクして、完了してマージを選択します。これにより、メールが自動的に送信されます。
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