同じ文書を複数の人に送信するのに、何度も送信したくないですか? Microsoft Officeには、宛名印刷という機能があります。宛名印刷機能は、1つの文書を作成して、複数の相手に送信します。ExcelからOutlookに宛名印刷する方法を見てみましょう。
宛名印刷とは?
宛名印刷とは、大量の相手に送信するメールをパーソナライズできる便利な機能です。このプロセスでは、プレースホルダーを含むメールメッセージのテンプレートを作成し、テンプレートをデータソースにリンクします。データソースは、宛先リストや、宛名印刷時にプレースホルダーを置き換えるその他の情報で構成されています。
このデータソースは、Outlookの連絡先リストや、既存のリスト（スプレッドシート、Accessデータベース、または別のデータベースファイル）にすることができます。接続するデータソースがない場合は、宛名印刷プロセス中に作成できます。この投稿では、Microsoft Excelをデータソースとして使用して、Outlookで宛名印刷する方法を紹介します。
ExcelからOutlookに宛名印刷する方法
この方法では、Windows 11/10 PCで次のアプリケーションを使用する必要があります:Word、Excel、Outlook。開始する前に、Outlookが正しく構成され、メールの既定のプログラムとして設定されていることを確認してください。次に、次の手順に従ってExcelからOutlookに宛名印刷します。
- Wordでメールの内容を準備します。
- Excelで宛名印刷を準備します。
- メール情報をメールにリンクします。
- 結果をプレビューして宛名印刷を完了します。
- Outlookから宛名印刷メッセージを確認します。
1] Wordでメールの内容を準備する
Microsoft Wordを起動します。
差し込み印刷タブをクリックし、差し込み印刷を開始ボタンを選択してから、メニューからメール メッセージを選択します。
メール メッセージの内容を入力します。
2] Excelで宛名印刷を準備する
Microsoft Excelを起動します。
見出しに名前とメール、または追加する他のフィールド（日付など）という名前を付けます。
名前の見出しは、Word文書にも表示されます。
列にデータを入力します。上の写真を参照してください。
ファイルを保存します。
3] メール情報をメールにリンクする
ここで、WordファイルとExcelファイルをリンクします。
Microsoft Wordに戻ります。
受信者を選択ボタンをクリックし、既存のリストを使用を選択します。
ダイアログボックスで、場所を見つけてファイルを選択し、開くをクリックします。
テーブルを選択ダイアログボタンが開きます。
表示されたファイルを選択します。
「データの最初の行に列見出しが含まれる」のチェックボックスがオンになっていることを確認します。
次に、OKをクリックします。
ここで、Word文書の変数（「名前」など）をリンクします。
「名前」をハイライト表示します。差し込み印刷タブで、差し込み印刷フィールドの挿入ボタンをクリックし、「名前」を選択します。
文書内の「名前」が変更されていることに気付くでしょう。
5] 結果をプレビューして宛名印刷を完了する
結果のプレビューボタンをクリックします。
文書に受信者の名前が表示されます。
受信者を切り替える場合は、結果のプレビューグループのナビゲーションボタンをクリックします。
完了と差し込み印刷ボタンをクリックし、メール メッセージの送信を選択します。
メールに差し込み印刷ダイアログボックスが開きます。
メッセージ オプションセクションで、宛先リストからメールを選択します。
件名行ボックスに件名を入力します。
レコードの送信セクションで、すべてオプションが選択されていることを確認し、OKをクリックします。
5] Outlookから宛名印刷メッセージを確認する
Outlookアプリを開きます。
Outlookインターフェースの左側のペインで、送信済みアイテムフォルダをクリックします。
送信されたメールが表示されます。
プロのヒント: 無料（非商用利用の場合）のSecureMailMergeプラグインを使用して、3ステップで行うこともできます。Outlookを開く>アドインを取得する>SecureMailMergeを検索する>Outlookに追加して使用を開始するだけです。
Outlookの送信制限
宛名印刷機能は主に大量のメールを送信するために設計されていますが、Microsoft 365加入者のOutlook.comには送信制限があることに注意してください。これは、1日あたり5,000人の受信者（メッセージあたり500人）、関係のない受信者には1日あたり1000人に設定されています。
ExcelからOutlookに宛名印刷する方法が理解できたと思います。
宛名印刷の3つの種類は何ですか?
宛名印刷機能には、コンテンツが記載されるメイン ドキュメント、宛名印刷に含める情報であるデータ ソース、および差し込み印刷ドキュメントの3種類のドキュメントが必要です。
Wordを使わずにExcelで宛名印刷することはできますか?
いいえ、Microsoft Wordを使わずにExcelで宛名印刷することはできません。Excelには宛名印刷機能がないため、宛名印刷を成功させるにはMicrosoft Wordを使用する必要があります。
Outlookに直接宛名印刷することはできますか?
メールを送信するすべての対象者がすでにOutlookの連絡先フォルダにある場合、Outlookから直接宛名印刷することができます。この方法では、最初にOutlookの連絡先を選択してから、Outlookで宛名印刷を開始する必要があります（ホームタブの操作にある宛名印刷オプションをクリックします）。すると宛名印刷ウィザードが表示され、それを使用して宛名印刷を実行できます。
コメントする