ビジネス業務はすでに十分にあり、文書を最初から作成する必要はありません。Microsoft Word用のこれらのビジネス文書テンプレートは、何をどのように書けば専門的にメッセージを伝えられるかを示すのに役立ちます。
よく使用されるビジネス文書の形式と、ニーズに合ったビジネス文書の書式設定方法を詳しく見てみましょう。
一般的なビジネス文書の形式にはどのようなものがありますか?
さまざまな目的で書かれるビジネス文書は数多くあります。求人情報に関する情報を求めて採用担当者に書いたり、病気のために出勤できなかったりする場合、その内容は受取人や目的に大きく左右されます。以下にいくつか専門的なビジネス文書テンプレートを示します。
1. 会社/ビジネスの紹介状
会社の紹介状は、潜在顧客、新規顧客、またはビジネス上の連絡先が貴社から受け取る最初の連絡になる可能性があります。このことを念頭に置いて、最初の印象がその関係性の成功の鍵となります。
Template Labは、専門的な書式設定が施されたテンプレートを提供し、その文書に何が含まれるべきかを説明しています。これらの両方を使用して、そのコミュニケーションを正しい方向にスタートさせることができます。
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2. 意向表明書
交渉、買収、契約、購入など、さまざまなビジネス状況で意向表明書または関心表明書を使用できます。この種のコミュニケーションは、すべての関係者が貴社の意向を明確に理解して同じ認識を持てるようにするのに役立ちます。
Vertex42のこのテンプレートでは、連絡先情報を簡単に追加でき、文書に必要な情報を追加するよう促します。
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3. 謝罪状
顧客、上司、または親しい友人であっても、謝罪の言葉は難しい場合があります。注文ミスについて顧客に謝罪したり、上司に非専門的な行為について謝罪したりする必要があるかもしれません。
Template.netは、顧客、上司、または友人に謝罪状を書くための素晴らしいテンプレートを提供しています。もちろん、状況に合わせて文書を編集することもできます。このテンプレートの組み合わせは、申し訳ありませんという気持ちで素晴らしいスタートを切るのに役立ちます。
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感謝状を作成するための専門的な文書形式を使用する
感謝状は、顧客やクライアントとの前向きな関係を維持し、評判を構築するのに役立ちます。よく書かれた感謝状は、顧客ロイヤルティを高め、ブランドイメージを向上させ、より多くの売上を生み出すことができます。詳しく見てみましょう。
4. 寄付の感謝状
資金集めをビジネスとして行っている場合や、単一のイベントを企画したばかりの場合、寄付者に感謝の意を伝えることは当然のことです。寄付が金銭、物品、または時間の形であっても、簡潔で誠実な感謝の気持ちが必要です。
Vertex42のテンプレートは短く、最後に寄付の領収書が付いています。これは、寄付者に税務に必要なものを提供しながら、同時に感謝の意を表すのに最適です。
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5. 面接の感謝状
転職活動をしていたら、競争がどれほど厳しいかご存知でしょう。ですから、運良く面接にこぎ着けたら、必ず感謝状を添えてください。
Vertex 42のこのテンプレートには、すべての文言が用意されており、必要に応じて調整してカスタマイズできます。連絡先情報を追加し、必要に応じて変更して送信するだけで、採用担当者に良い印象を与えることができます。
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仕事関連の連絡にはこれらの正式な文書形式を使用する
仕事関連の文書は、情報を伝え、要求し、提供するために書かれます。これらの文書は企業の世界で使用されており、人事部、監督者、従業員などの特定の雇用主が必要とする場合があります。詳しく見てみましょう。
6. 退職届
現在の雇用主に別れを告げる時期が来たら、ほとんどの場合、正式な退職届を提出することが適切であり、多くの場合、それが求められます。この文書には少なくとも、役職と最後の勤務日が含まれている必要があります。
Template Labには、必要に応じて新しい雇用主との契約の署名に関する文言が含まれたサンプルがあります。または、この段落を削除して、残りの部分をプロフェッショナルで公式な退職届として完了することもできます。
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7. （オファー）承諾書
求人情報を受け取ったら、承諾書が必要になることがよくあります。これにより、その職位を正式に承諾し、当事者間の完全な理解のためにその詳細を繰り返し述べます。
Vertex42には、何を盛り込むべきかを正確に説明したテンプレートがあり、独自の言葉でコミュニケーションを表現することができます。
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8. （オファー）辞退書
承諾したくない求人情報を受け取った場合、辞退書が必要になります。これは、オファーを拒否する正式な方法であるだけでなく、面接官や会社との将来のつながりのために専門性を維持することができます。
こちらもTemplate Labのテンプレートで、オファーを拒否する理由を独自の言葉で表現することができますが、同時にガイダンスも提供します。これらのテンプレートをチェックして、求人拒否メールに応答することができます。
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9. 解雇通知書
現在、従業員を解雇することが仕事の1つになっている場合は、解雇通知書のテンプレートを用意しておくことをお勧めします。ほとんどの人にとって、この種の仕事は十分に不快なものなので、テンプレートがあれば仕事が楽になります。
Vertex42のもう1つの便利な仕事関連のテンプレートである解雇通知書は、必要な項目を説明しています。解雇の公式かつ具体的な日付、理由、以前の警告、会社アイテムと補償の詳細を記載したこのテンプレートは理想的です。
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10. 推薦状
権限のある立場にある場合に備えて手元に置いておくべきテンプレートは、推薦状です。好き嫌いは別として、企業は常に優れた従業員を失っています。そして、誰かが推薦状を求めてきた場合、テンプレートは確かに適切な言葉を見つけるのに役立ちます。
Microsoft Officeのこのテンプレートは、他のレターテンプレートよりも少し魅力的ですが、やりすぎではありません。言葉は専門的で要点を押さえています。
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Microsoft Wordのビジネス文書テンプレート
Microsoft Wordユーザーであれば、すでに利用可能な多くのテンプレートを詳しく調べたことがあるかもしれません。
ファイルに移動し、新規作成を選択するだけで、テンプレートセクションを開くことができます。検索ボックスの下にあるビジネスを選択し、右にあるレターを選択することができます。または、検索ボックスにビジネスレターと入力するだけで結果が表示されます。
11. 入札受諾書
ほとんどの場合、入札の正式な受諾は書面で行う必要があります。この状況に備えてレターテンプレートをすぐ近くにおいておくことで、コミュニケーションを急いで行い、物事を進めることができます。
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12. 委任状
作業を開始する時期になったら、正式な開始のために委任状を使用することができます。これは、手元の仕事の詳細を繰り返し述べることができます。プロフェッショナルな状況に合わせて簡単に調整することができます。
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13. フリーランサーのビジネス提案テンプレート
ビジネス提案書は、フリーランサーが自分の仕事を宣伝し、潜在的なクライアントにアイデアを売り込むために使用します。この手紙には、クライアントがフリーランサーを雇うことのメリットと、以前の仕事の例を記載する必要があります。
ダウンロード:Template.Net（無料）
ビジネス文書のテンプレートは、ワークフローをスピードアップすることができます。
ビジネス文書は、クライアントや、将来および現在の従業員と正式な関係と管理上のコミュニケーションを維持するための良い方法です。ビジネス文書を書く際には、覚えておくべき重要なことがあります。どの種類の文書にも独自のスタイルとフォーマットがあり、それによって読者はあなたのメッセージを理解することができます。
定期的に、または時々ビジネス文書を作成するかに関わらず、テンプレートがあれば時間を節約し、何を書くべきかという正しい方向を指し示してくれるでしょう。
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